Приказ об изменении персональных данных

Помощь по теме: "Приказ об изменении персональных данных" с полным описанием проблематики и решением. Ели у вас есть вопросы, то обратитесь к дежурному консультанту.

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:
  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

  1. Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
  2. Место жительства (смена регистрации или переезд).
  3. Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
  4. Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

  1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
  2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
  3. В основной части приказа содержится:
  • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
  • перечень документов подлежащих изменению;
  • указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Пример

Содержание Пример
«Шапка» приказа _____(название компании, место составления) Приказ о внесении в учетные документы № ___от ______ .
Преамбула В связи с изменением фамилии с ___(прежние данные работника) на___(новые данные работника) Приказываю: Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные ____________(прежние данные работника, должность).
Основание
  1. Личное заявление работника.
  2. Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
  3. Копия паспорта с новыми данными.
Основная часть В срок до______(дата):
  1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
  2. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
  3. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
  4. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
  5. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).

Подписи Генеральный директор___/ФИО/ С приказом ознакомлены: Работник ______/ФИО прежняя/ Делопроизводитель____/ФИО/ Бухгалтер ____/ФИО/.
  • Скачать бланк приказа об изменении персональных данных работника
  • Скачать образец приказа об изменении паспортных данных работника

На основании приказа производятся следующие действия:

  1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
  2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
  3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
  4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
  5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

  • Граждане – от 1000 до 2000 руб.
  • Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
  • Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/izdanie-prikaza/obrazets-pr.html

Конфиденциальность персональных данных: оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к ним

При трудоустройстве и в процессе дальнейшей трудовой деятельности работник передает работодателю свои персональные данные. Информация эта требует защиты, доступ к ней должен быть ограниченным.

Читайте так же:  Отличие судебного делопроизводства от общего делопроизводства

Соответственно выделяются узкий круг лиц, которые имеют право работать с конфиденциальной информацией для выполнения своих служебных обязанностей. Они назначаются специальным приказом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Кем издается?

Приказ представляет собой правовой акт, который относится ко всему предприятию, определяет его деятельность и решает его основные задачи. Приказ издается единолично руководителем фирмы.

Содержание

В перечень таких лиц могут войти руководитель, его заместители, работники отдела кадров, сотрудники бухгалтерии, служба безопасности, секретарь и иные работники, которым эти сведения нужны для выполнения трудовых обязанностей.

Доступ может быть и к информации, предоставленной клиентами организации или другими лицами. Все это требует отдельного уточнения при составлении документа.

Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

Общие правила составления

  1. Приказ оформляется на бланке формата А4.
  2. Приказ должен содержать пункты, разъясняющие, что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
  3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины, побудившие создать приказ. В данном случае это законодательные акты.

В документе необходимо четко перечислить те законы, на основании которых происходит обработка персональных данных (а более детально о нюансах оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия с персональными данными читайте тут). Это должны быть конкретные пункты и статьи, а не просто формальная отсылка к названию закона. Распорядительная часть указывает на те действия, которые необходимо выполнить.

  • Распорядительная часть отделяется глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Он пишется после констатирующей части с новой строки, без кавычек. В конце ставится двоеточие, а далее идут пункты, необходимые к выполнению. Они нумеруются арабскими цифрами. Могут быть и подпункты.
  • Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
  • Перед подписанием документ проверяется на наличие орфографических и стилистических ошибок.
  • Внизу документа ставят подписи те лица, к которым он относится.
  • Утверждение перечня личных сведений

    Правовой акт включает в себя:

    1. Наименование организации. Например, МОУ СОШ №7.
    2. Название документа (ПРИКАЗ) и его номер.
    3. Дату создания. Например, 5 октября 2016 г.
    4. Место создания. Например, г. Пермь.
    5. Отсылку к законодательной базе, на основании которой он создается.

    Пример: В целях соблюдения закона РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года и в целях защиты персональных данных сотрудников.
    Утверждение перечня и отсылку к нему. Перечень часто оформляется в виде приложения.

    Утвердить прилагаемый перечень данных МОУ СОШ №7.

    Назначение ответственного за исполнение.

    Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
    Перечень персональных данных, оформленный в виде таблицы или иным способом. Столбцы таблицы составляются в зависимости от целей и задач компании.

    Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации

    В правовом акте должно присутствовать:

      Название организации (указывается сверху). Например, ООО «Родон».
  • Название документа (ПРИКАЗ), его номер.
  • Дата составления. Например, 4 августа 2017 г.
  • Место составления. Например, г . Москва.
  • Ссылка на законодательство, на основании которого он издается.
  • Пример: В соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года.
    Перечень работников, допущенных к сведениям, с указанием их должности.

    Вот примерно как выглядит документ для утверждения списка лиц, имеющих доступ к личным сведениям работников:

    1. Генеральный директор Г. Е. Чуриков.
    2. Зам. генерального директора К. А. Голиков.
    3. Начальник отдела кадров И. Н. Дирина.
    4. Главный бухгалтер Е. Г. Листовская.

    Указание лица, ответственного за исполнение.

    Пример: Контроль за исполнением возложить на К. А. Голикова.

  • Подписи всех лиц, указанных в правовом акте, и подпись руководителя организации.
  • Каждый работник, получивший доступ, должен подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Тогда в случае утечки информации и ее неправомерного использования можно наказать виновных. Если такое соглашение не было подписано, вся вина ложится на руководителя предприятия.

    Это могут быть дисциплинарные взыскания (увольнение, выговор, замечание), штрафы.

    Оформление готового документа

    1. Документ предпочтительно напечатать на компьютере.
    2. Оформление документа стандартное.
    3. Сверху указывается организация, далее ставится дата создания, номер и название.
    4. Сам текст состоит из отсылки к законодательным актам, потом следует перечень тех действий, которые необходимо выполнить работникам.
    5. Внизу приказа должны быть подписи лиц, указанных в правовом акте, а также подпись лица, издавшего приказ, т.е. руководителя компании или его заместителя.
    6. Если необходимо, к документу добавляется приложение.
    7. Приказ должен быть учтен в специальном журнале. Туда вносится наименование правового акта, его номер и дата составления.

    Наказания за нарушения в работе с персональными данными ужесточились. Поэтому к оформлению и содержанию приказов нужно подойти серьезно, чтобы избежать штрафов при проверке. Документы должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/izdanie-prikaza/obrazets-p.html

    Читайте так же:  Гпк рф доверенность на представительство в суде

    Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

    В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

    Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

    Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

    Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

    В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

    • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
    • место жительства (при переезде или смене регистрации);
    • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
    • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

    При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

    • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
    • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
    • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

    Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

    На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

    Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

    Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

    В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

    В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

    Далее, согласно п. 17 Инструкции, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

    Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

    Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

    При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

    Читайте так же:  Нарушение авторских прав на программное обеспечение

    Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-oformit-kadrovye-dokumenty-pri-izmenenii-lichnyh-dannyh-rabotnika

    Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональных данным работников

    Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональных данным работников – документ, содержащий перечень физических лиц, которые имеют доступ к обработке персональных данных работников на предприятии. Под «обработкой данных» принято понимать получение, комбинирование, хранение, передача, а так же иное использование персональных данных работников.

    Независимо от того на каком носителе хранятся полученные персональные данные работников (бумажные или электронные), в обязательном порядке должен быть установлен конкретный перечень физических лиц, которые в силу своих должностных обязанностей должны иметь доступ к персональным данным. Это отображено в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных», целью которого является обеспечение защиты свобод и прав работника при обработке его персональных данных, а так же защиты прав на неприкосновенность его частной жизни. Таким образом, утвержденный приказом руководителя предприятия перечень конкретных лиц, ограничивает доступ к персональным данным работников, что в точности следует вышеупомянутому Закону.

    Помимо соответствующего приказа, на каждом предприятии должно быть разработано Положение о персональных данных, целью которого является защита персональных данных работников от неправомерного их использования, утраты, а так же несанкционированного доступа посторонних лиц.

    Источник: http://blanker.ru/doc/prikaz-ob-utverzhdenii-spiska-lits-imeyushchikh-dostup-k-personalnykh-dannym-rabotnikov

    Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

    Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

    В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Ситуация первая: смена фамилии

    Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

    Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

    В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

    Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

    Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

    После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

    Источник: http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

    Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

    Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника – документ, составление которого необходимо при решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные работников. С данным приказом в обязательном порядке должен быть ознакомлен работник, в чьи документы вносились изменения, работники кадровой службы и бухгалтерии предприятия.

    Читайте так же:  Генеральная доверенность юридического лица физическому

    На основании раннее составленного согласия работника на обработку персональных данных, конфиденциальная информация о нем может быть использована определенным кругом лиц при осуществлении им трудовых отношений. Перечень лиц в обязательном порядке должен быть зафиксирован в Приказе об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудника. При решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные конкретного сотрудника целесообразно утвердить соответствующий приказ. Уполномоченные работники кадровой службы предприятия вносят изменения в документы, которые содержать конфиденциальную информацию, на основании соответствующих документов, выданных уполномоченными органами.

    Внесение изменений в документы, содержащие персональные данные работников должно соответствовать положениям, зафиксированных в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных», а так же в Положении о персональных данных работников, которое в обязательном порядке должно быть разработано на каждом предприятии.

    Источник: http://blanker.ru/doc/prikaz-o-vnesenii-izmenenii-v-dokumenty-soderzhashchie-personalnye-dannye-rabotnika

    Образец приказа О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

    Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

    Источник: http://hr-portal.ru/doki/obrazec-prikaza-o-vnesenii-izmeneniy-v-dokumenty-soderzhashchie-personalnye-dannye-rabotnika

    Конфиденциальность персональных данных: оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к ним

    При трудоустройстве и в процессе дальнейшей трудовой деятельности работник передает работодателю свои персональные данные. Информация эта требует защиты, доступ к ней должен быть ограниченным.

    Соответственно выделяются узкий круг лиц, которые имеют право работать с конфиденциальной информацией для выполнения своих служебных обязанностей. Они назначаются специальным приказом.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

    Кем издается?

    Приказ представляет собой правовой акт, который относится ко всему предприятию, определяет его деятельность и решает его основные задачи. Приказ издается единолично руководителем фирмы.

    Содержание

    В перечень таких лиц могут войти руководитель, его заместители, работники отдела кадров, сотрудники бухгалтерии, служба безопасности, секретарь и иные работники, которым эти сведения нужны для выполнения трудовых обязанностей.

    Доступ может быть и к информации, предоставленной клиентами организации или другими лицами. Все это требует отдельного уточнения при составлении документа.

    Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

    Общие правила составления

    1. Приказ оформляется на бланке формата А4.
    2. Приказ должен содержать пункты, разъясняющие, что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
    3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины, побудившие создать приказ. В данном случае это законодательные акты.

    В документе необходимо четко перечислить те законы, на основании которых происходит обработка персональных данных (а более детально о нюансах оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия с персональными данными читайте тут). Это должны быть конкретные пункты и статьи, а не просто формальная отсылка к названию закона. Распорядительная часть указывает на те действия, которые необходимо выполнить.

  • Распорядительная часть отделяется глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Он пишется после констатирующей части с новой строки, без кавычек. В конце ставится двоеточие, а далее идут пункты, необходимые к выполнению. Они нумеруются арабскими цифрами. Могут быть и подпункты.
  • Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
  • Перед подписанием документ проверяется на наличие орфографических и стилистических ошибок.
  • Внизу документа ставят подписи те лица, к которым он относится.
  • Утверждение перечня личных сведений

    Правовой акт включает в себя:

    1. Наименование организации. Например, МОУ СОШ №7.
    2. Название документа (ПРИКАЗ) и его номер.
    3. Дату создания. Например, 5 октября 2016 г.
    4. Место создания. Например, г. Пермь.
    5. Отсылку к законодательной базе, на основании которой он создается.

    Пример: В целях соблюдения закона РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года и в целях защиты персональных данных сотрудников.
    Утверждение перечня и отсылку к нему. Перечень часто оформляется в виде приложения.

    Утвердить прилагаемый перечень данных МОУ СОШ №7.

    Назначение ответственного за исполнение.

    Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
    Перечень персональных данных, оформленный в виде таблицы или иным способом. Столбцы таблицы составляются в зависимости от целей и задач компании.

    Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации

    В правовом акте должно присутствовать:

      Название организации (указывается сверху). Например, ООО «Родон».
  • Название документа (ПРИКАЗ), его номер.
  • Дата составления. Например, 4 августа 2017 г.
  • Место составления. Например, г . Москва.
  • Ссылка на законодательство, на основании которого он издается.
  • Пример: В соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года.
    Перечень работников, допущенных к сведениям, с указанием их должности.

    Вот примерно как выглядит документ для утверждения списка лиц, имеющих доступ к личным сведениям работников:

    1. Генеральный директор Г. Е. Чуриков.
    2. Зам. генерального директора К. А. Голиков.
    3. Начальник отдела кадров И. Н. Дирина.
    4. Главный бухгалтер Е. Г. Листовская.
    Читайте так же:  В доверенности неправильно прописан срок действия доверенности

    Указание лица, ответственного за исполнение.

    Пример: Контроль за исполнением возложить на К. А. Голикова.

  • Подписи всех лиц, указанных в правовом акте, и подпись руководителя организации.
  • Каждый работник, получивший доступ, должен подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Тогда в случае утечки информации и ее неправомерного использования можно наказать виновных. Если такое соглашение не было подписано, вся вина ложится на руководителя предприятия.

    Это могут быть дисциплинарные взыскания (увольнение, выговор, замечание), штрафы.

    Оформление готового документа

    1. Документ предпочтительно напечатать на компьютере.
    2. Оформление документа стандартное.
    3. Сверху указывается организация, далее ставится дата создания, номер и название.
    4. Сам текст состоит из отсылки к законодательным актам, потом следует перечень тех действий, которые необходимо выполнить работникам.
    5. Внизу приказа должны быть подписи лиц, указанных в правовом акте, а также подпись лица, издавшего приказ, т.е. руководителя компании или его заместителя.
    6. Если необходимо, к документу добавляется приложение.
    7. Приказ должен быть учтен в специальном журнале. Туда вносится наименование правового акта, его номер и дата составления.

    Наказания за нарушения в работе с персональными данными ужесточились. Поэтому к оформлению и содержанию приказов нужно подойти серьезно, чтобы избежать штрафов при проверке. Документы должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/izdanie-prikaza/obrazets-p.html

    Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

    Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

    В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Ситуация первая: смена фамилии

    Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

    Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

    В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

    Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

    Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

    После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

    Приказ об изменении персональных данных
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here